Během své podnikatelské činnosti nasbíráte velké množství dokumentů, u kterých je potřeba promyslet, kam je bezpečně uložit. Jedná se o citlivá data jako jsou smlouvy, účetní uzávěrky, mzdové listy apod. Když už vymyslíte, jak je správně zabezpečit, objeví se otázka, jak dlouho je potřeba doklady vůbec archivovat. Zákon v tomto hovoří celkem jasně.
K úschově všech dokumentů je potřeba mít dostatek místa, kde nehrozí ztráta informací a porušování předpisů. Doporučuje se dokumenty řádně roztřídit a označit. Vhodné jsou archivační krabice, kam se vejde několik šanonů a díky správnému označení lze pak vše dobře dohledat. Na štítky je vhodné napsat i rok, kdy může dojít ke skartaci. Usnadníte si tím vyřazování dokumentů v budoucnu. Pokud nemáte ve firmě dostatečné prostory a personál, který by zajistil bezpečnost uložení, obraťte se na odbornou firmu, která vám s tím pomůže.
Nejprve záleží na povaze vašeho podnikání. Pokud vedete daňovou evidenci nebo uplatňujete výdaje paušálem, je třeba archivovat pouze dokumenty, které jsou potřeba pro případnou daňovou kontrolu. Jedná se například o faktury, pokladní doklady, výpisy z banky a vnitřní daňové doklady. Účetní jednotky, které vedou podvojné účetnictví už musí archivovat i účetní uzávěrky, účetní knihy, inventury, odpisové plány apod.
Pokud jste plátci DPH čeká vás ještě pár povinností navíc. Je třeba se soustředit na doklady týkající se právě daně z přidané hodnoty k následnému prokázání odpočtu. V případě zaměstnanců je nezbytné uschovat i evidenční listy, účetní záznamy a mzdové listy.
Na první pohled je vidět, že těch dokumentů je opravdu velké množství. Co přesně byste měli dodržovat je definováno v několika zákonech – Zákon o účetnictví, o dani z přidané hodnoty, o archivnictví a spisové službě. Lepší je si vyhledat přesné znění na váš obor podnikání, ať máte jistotu, že jednáte v souladu s předpisy.
Době uložení těchto dokumentů se říká doba archivace. Je to časový úsek, který podnikatelům jasně určuje, jak dlouho je potřeba uchovat daný dokument, než může být zlikvidován. Doba archivace se liší podle charakteru dokumentu a pohybuje se od 3 do 45 let. Její období začíná zpravidla běžet od začátku následujícího roku, co byl vydán.
| Typ dokumentu | Lhůta k archivaci |
| Evidenční listy | 3 roky |
| Faktury, výpisy, pokladní listy | 5 let |
| Účetní knihy | 5 let |
| Odpisové plány | 5 let |
| Účetní uzávěrka | 10 let |
| Výroční zpráva | 10 let |
| Daňové doklady DPH | 10 let |
| Mzdové listy | 30 let (doporučená lhůta je 45 let) |
Některé dokumenty mají i delší povinnou lhůtu pro archivaci. Jedná se například o zápisy z valné hromady, které se musí archivovat po celou dobu podnikatelské činnosti + dalších 10 let. Povinnost archivovat dokumenty trvá, i když firma ukončí své podnikání. O tom se můžete více dočíst v našem dalším článku.
Pokud jste si jistí, že nemusíte dále uschovávat vaše dokumenty, je na čase je zlikvidovat. Dříve se dokumenty ve velkém házely do ohně, ale to už dnes není považováno za bezpečnou likvidaci. Je třeba ochránit citlivé a důvěrné informace. Nejbezpečnější forma je skartace dokumentů v souladu s legislativou, ať se vyhnete sankcím, pokutám či žalobám. Skartováním snížíte i své náklady na prostory, které můžete případně využít mnohem efektivněji.
Pokud si nejste jisti, jak dlouho archivovat různé dokumenty nebo potřebujete pomoc se skartací, obraťte se na naše odborné pracovníky v Iron Mountain, kteří vám vytvoří skartační plán dle vašich potřeb.
