Metoda KonMari je životní filozofií, která spočívá v harmonickém uspořádání věcí kolem nás. Vyvinula ho japonská odbornice Marie Kondo, která učí lidi, jak se zbavit nepotřebných věcí a obklopovat se jen tím, co je pro nás přínosné. Jako spisovatelka se proslavila po celém světě. Její knihy se vydávají ve třiceti jazycích. Jak nám její metody mohou pomoct při třídění dokumentů nebo dat v pracovním prostředí?
Přemýšleli jste někdy o metodách úklidu KonMari ve vztahu k řízení životního cyklu informací? Lze tyto dvě věci propojit? Mantra Marie Kondo „Ukliď svůj prostor, proměň svůj život“ může organizacím pomoci udělat případně změny a udělat si pořádek nejen na stole, ale i v počítači. Představte si, jaký užitek by organizace získaly, kdyby měly ve svých datech i dokumentech zcela přehled.
Pokud opravdu chcete získat jednodušší přístup k informacím, důkladné roztřídění je tou správnou cestou, kterou se vydat.
„Nejprve se všeho zbavit“, je ideální přístup, který vám pomůže s úklidem začít. Prohlédněte si svůj skartační plán vč. metadat a vyčleňte vše, co už mělo být zničeno. Buďte důslední – najděte všechno, ať už je to uložené ve spisovně, v regálech, na serverech, interních systémech nebo cloudu a řádně to zlikvidujte dle předpisů a interních pravidel. Kondo vybízí organizace, aby poděkovaly svým informacím za jejich služby a pak je nechaly jít.
Až 75 % organizací pro jistotu volí strategii „ponecháme si všechno“.
Jakmile organizace vyčistí fyzický i virtuální prostor, zaměstnanci lépe nachází informace, které potřebují. Tento proces pomáhá zvýšit produktivitu a zabraňuje ztrátě energie při dlouhém dohledávání. Vytvoří se efektivnější prostor pro rozhodování a spolupráci. Likvidace nepotřebných informací snižuje potenciální hacknutí či jejich náhodný únik, rovněž se zmenšuje riziko zveřejnění dat nebo i případného poškození pověsti firmy.
Marie Kondo vybízí k úklidu podle kategorií, nikoli podle lokality. Organizace, které rozloží informace mezi různá oddělení riskují, že budou chybět důležité kategorie, které vyžadují zvláštní péči a pozornost v celé organizaci.
Důkladná péče o životní cyklus vyžaduje označování finančních, strategických a soukromých informací jednotlivců pro zvýšenou ochranu zabezpečení, čímž se omezuje přístup a omezuje použití ve všech geografických lokalitách. Pořádek podporuje soulad s obecným nařízením o ochraně osobních údajů a zákonem na ochranu soukromí spotřebitelů.
Možná jedna z nejtěžších věcí je rozhodnutí, co si ponechat a co s klidem zlikvidovat. V dnešní době jsou hlavním aktivem data. Digitální nástroje mohou skenovat data a poskytovat organizacím přehled o trendech, předvídat výsledky a pomáhat se rozhodovat, jakou cestou se vydat s cílem zlepšit své podnikání.
Než zlikvidujete dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, zeptejte se kolegů, zda by jim ještě nemohly být užitečné. Moderní organizace potřebují nastavit konkrétní pracovní postupy a metody, které jim pomohou odpovědět na otázku „Může to být pro nás ještě užitečné?“. Jednou z takových metod je automatické zasílání e-mailů vlastníkům dokumentů před likvidací. Mariina zásada, že nikdy nevyhazuje věci někoho jiného bez jejich svolení, by měla být vzata k srdci i při řízení životního cyklu dokumentů.
Správa životního cyklu informací je v moderních organizacích komplexní úkol. Ale s KonMari, která pomáhá zefektivnit uchovávání informací, se proces zjednoduší. Po odstranění všeho nepotřebného, vznikne prostor pro nové nápady a příležitosti. Jasně daná vize a cíl pomáhá všem oddělením řádně uklidit a nastavit pravidla tak, aby uklizeno zůstalo ideálně napořád.
Tápete nad tím, co můžete dle zákona zlikvidovat a co nikoli? Nebo máte písemnosti, které chcete skartovat, ale nevíte, jak to udělat, aby to bylo bezpečné a ekologické? Domluvte si konzultaci s experty z Iron Mountain, kteří vám poradí, jak na to.
