HEINEKEN Česká republika, a. s. zajišťuje výrobu, distribuci a export tradičních českých a zahraničních pivních značek i četných pivních speciálů. Tato společnost je evropskou jedničkou ve výrobě piva a v České republice zaměstnává více než 500 lidí.
Situace klienta
Spol. HEINEKEN Česká republika měla své archivy rozmístěné po mnoho pobočkách v ČR, což způsobovalo problémy ve vyhledávání a evidenci jednotlivých dokumentů. Řada dokumentů nebyla dosud řádně roztříděna a ne vždy bylo jasné, co které krabice obsahují. Společnost dále evidovala své aktivní dokumenty ve velké kartotéce. Ta obsahovala i končící a problémové smlouvy s odběrateli. Tato kartotéka nebyla v elektronické podobě, ani dobře uspořádána, což často způsobovalo problémy s dohledáváním jednotlivých důležitých dokumentů a podkladů pro reklamace, soudní spory či tvorbu změn ve smlouvách. Všechny tyto dokumenty zabíraly příliš místa, které by se dalo využít mnohem efektivněji.
Jak jsme jim to pomohli vyřešit?
Domluvili jsme se na kompletním převzetí dokumentace ze všech lokalit (Brno, Krušovice, Velké Březno, Hradec Králové a Dobrovíz), jejího roztřídění a katalogizace. Vytvořili jsme elektronický soupis a zaevidování do IM Connect. U aktivní dokumentace jsme navrhli aktualizaci ve 14denní periodicitě, po které mohou být případně dokumenty přesunuty do pasivní dokumentace. To vše označeno specifickým označením jako živá smlouva, soudní spor, “sklep” apod.
Několik našich týmů pracovalo souběžně v Brně i v Krušovicích. Z ostatních lokalit proběhl svoz a archivní práce se prováděly přímo v Jenči. Jelikož bylo potřeba provést stavební úpravy v místě uložení dokumentů, tak jsme posílili brněnský tým na dvojnásobek, abychom dodrželi plánovaný časový harmonogram. V průběhu prací se navíc ukázalo, že je třeba přemístit mnohem více dokumentů, a to z původního plánů až na dvojnásobné množství. Tedy na 2,8 km krabic. V součtu to je téměř 9 000 krabic dokumentů.
Po odvezení standardní dokumentace, která se zpracovala v Brně, následoval odvoz mzdových knih a listů. Ty se u nás evidovaly po knihách (nikoli po krabicích). V dalším kroku jsme přesunuli aktivní smluvní dokumentaci z Dobrovíze z Active files. V současné době probíhá v pravidelných 14denních intervalech doplňování dokumentace v rozsahu 5 krabic nových složek. Celkem nyní evidujeme téměř 17 500 samostatných složek.
Společnost HEINEKEN Česká republika, a. s. nyní těží z uvolnění místa, které se jí hodí na její další činnosti. Navíc také začala skladovat dle archivačního zákona. Jako velký přínos hodnotí elektronickou evidenci formou IM Connect, katalogizaci a roztřídění neznámých dokumentů. Velkou výhodou je rychlé vyhledávání požadovaných informací a živá kartotéka smluv pro jejich odběratele, což přináší rychlou odezvu při soudních sporech a reklamacích.
