Téměř v každém odvětví je digitalizace považována za jednu z klíčových potřeb dnešní doby. V HR oboru má ale odlišné projevy, agendu a aplikaci. Podívejme se, jak se digitalizace v HR oboru projevuje a co obnáší pro HR týmy velkých společností i jednotlivé personalisty.
Digitální technologie mají zásadní vliv na to, jak firmy vytvářejí a distribuují produkty a služby svým zákazníkům. “Digitalizace firmy” proto bývá primárně spojována s vytvořením informačně obohacených zákaznických řešení, která jsou poskytována zákazníkům jako bezproblémové a personalizované zákaznické zkušenosti. Digitální transformace jádra, tedy HR, je pro firmy zpravidla dalším nevyhnutelným krokem.
Následně se pak digitální transformace “lidského potenciálu” týká všech podniků od největších korporací až po nejmenší lokální firmy. Ať už vaše firma částečně své HR na digitální provoz transformovala nebo teprve začíná, je potřeba si uvědomit, že v první linii tohoto procesu stojí HR manažeři. Právě oni by měli iniciovat vytvoření digitální strategie a automatizace firemních procesů. Úspěšná transformace proběhne pouze tehdy, pokud se firma vypořádá především s výzvami, které se týkají lidí – současných i budoucích zaměstnanců. Podívejme se na klíčové výzvy digitální transformace, kterým personalisté čelí.
HR procesy je potřeba v rámci nové strategie transformovat na agilní a flexibilní činnosti, které lze snadno přizpůsobit novým situacím. Proces zaškolení a nástupu do zaměstnání zjednodušit, systém odměňování zaměstnanců orientovat na digitalizaci, podpořit inovaci a lepší výkonnost, digitalizovat školení dovedností – to jsou některé z dílčích cílů digitalizace HR. Nové nástroje a technologie vám pomohou automatizovat procesy, řídit komunitu prostřednictvím digitálních kanálů a využívat data ke zlepšení a efektivitě. Tyto nástroje vám pomohou řídit procesy ve firmě, jsou intuitivní, snadno by se měly administrovat a mají mít nastavitelné workflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů. Také vám pomohou ušetřit čas i peníze. Např. nástroj M-Files všechny tyto požadavky splňuje.
Velmi důležité je také zaměřit se na budování značky zaměstnavatele. Díky novým technologiím mají nyní zaměstnanci příležitost veřejně vypovídat o svých pracovních zkušenostech. HR oddělení musí zajistit, že tyto příběhy budou pozitivní, neboť špatná pověst firmy může mimo jiné ztížit hledání nových kvalifikovaných zaměstnanců.
V případě, že se společnost chystá nastavit digitální strategii, měla by nejdříve zrevidovat svou firemní kulturu. HR tým může podniknout řadu kroků, které mohou inovovat firemní kulturu a učinit ji flexibilnější pro přijetí nových digitálních řešení.
V první řadě by HR oddělení mělo pořádat různá školení a konference, které nové procesy pomohou vysvětlit. Zaměstnanci by si měli být vědomi cílů, které je třeba splnit začleněním digitálních nástrojů do každodenní práce. Tímto krokem zlepšíte jejich spolupráci a jednotlivé týmy se stanou agilnější. Zaměstnanci by také měli mít možnost vyjádřit své nápady na zlepšení firemních procesů a přijetí digitalizace, důležité je proto zajistit příležitost pro kontinuální zpětné vazby na prováděné změny. HR oddělení by mělo zabezpečit důkladné proškolení zaměstnanců a jejich přípravu na nové způsoby práce a poté jim poskytnout svobodu využívat digitální prostředky ve prospěch své vlastní produktivity.
V momentě, kdy se HR oddělení úspěšně podaří nastavit digitální firemní kulturu, odpovědnost za aplikaci digitální transformace se zčásti přenáší na manažery, kteří by svůj styl řízení lidí měli umět nové situaci přizpůsobit. Tento krok může být náročný zejména pro seniorní manažery, kteří léta uplatňovali stejný styl řízení. HR oddělení by mělo celý proces řídit a pomoci manažerům případné zádrhele překonat, neboť míra motivace je určována právě negativními postoji zaměstnanců k narušení zaběhaných pracovních postupů a snadno se může přenést na podřízené.
Vedoucí manažeři by pak měli k aplikaci digitální transformace vést své podřízené, a to bez ohledu na jejich pozici ve firmě. Přísná hierarchie by v tuto chvíli měla být nahrazena flexibilnějším přístupem, orientovaným spíše na inovace.
Existence “big data”, tedy sběr a analýza veškerých dostupných dat z různých zdrojů, možnost osobního přístupu k zaměstnancům současně usnadnila i ztížila. Jako personalisté musíte zajistit soudržnost týmu a reagovat také na individuální potřeby zaměstnanců. Každý zaměstnanec má jiné cíle a očekávání a je potřeba ho s firemní kulturou sladit a zajistit, aby do ní zapadl.
Data, která je dnes možné získat, analyzovat a zpracovat s nimi pomocí umělé inteligence a procesu destilace, zahrnují rozmanité kategorie jako jsou informace o absencích zaměstnanců, příspěvky na sociálních sítích, ale také informace o nakládání s výdaji a průběžné hodnotící křivky. Data personalistům umožňují „vidět“ problémy dříve, než nastanou. Představte si analýzu dat jako svítilnu v temné jeskyni – zapněte ji a všechny souvislosti se vám najednou vyjasní a zjistíte, jak dál pokračovat. Více se dočtete v článku Proč by HR odborníci měli aktivně využívat data.
Na druhou stranu digitální transformace z velké části spočívá v automatizaci všech procesů. Nyní, když je vše možné udělat na pár kliknutí, aspekt personalizace se vytrácí. Měli byste proto vytvořit procesy, které mají to nejlepší z obou světů. Dbejte na to, abyste se zaměstnanci neztratili kontakt. I přesto, že většina komunikace bude v budoucnu probíhat online a skupinově, je nutné, abyste s každým členem týmu jednou za čas komunikovali individuálně a na osobní úrovni.
Digitální transformace také obnáší zajištění kvalitních odborníků na pokročilé informační technologie, jež ne vždy naleznete v zemi svého působení. Společnosti, které jsou v čele digitální transformace, proto využívají výhod ekonomiky talentů a shromažďují ty nejlepší talenty z celého světa.
Vaše společnost se může stát agilnější tím, že budete zaměstnávat talenty z různých států, a celý svět se tak pro vás stane zásobárnou talentů. To zvýší flexibilitu pracovního stylu a sníží různé typy nákladů. A co je nejdůležitější, šance, že najdete zkušené odborníky, se podstatně zvýší. S digitální transformací však přestává být řízení talentů pouze funkcí HR. Stává se úkolem pro celý manažerský tým. Digitální a cloudové nástroje přibližují řízení talentů každému zaměstnanci a vytvářejí užší a důvěryhodnější vztahy mezi zaměstnanci a manažery.
Reorganizace HR procesů prostřednictvím kontinuálních digitálních inovací tak, aby zaměstnanci dokázali poskytovat digitální služby a produkty zákazníkům, je pro strategii firmy klíčová. Důležitou roli v celém procesu hraje také smýšlení všech zúčastněných. Pro úspěšnou transformaci HR je proto nezbytné digitální myšlení v nejširším slova smyslu – od nových lidí, které přijímáte, přes stávající zaměstnance až po vedoucí pracovníky.
