Proč se instituce veřejné správy i menší firmy stále spoléhají na papírové archivy? Často v tom hraje roli nedostatek vhodného vybavení nebo otázka kompetencí a rozpočtu. Mnoho institucí také podceňuje rizika spojená s fyzickým ukládáním dokumentů, nebo není s tématem digitalizace vůbec obeznámena. Digitální transformace firmy také mnohdy blokuje hluboce zakořeněná víra, že pouze dokumenty v listinné podobě mají právní moc.
Jaké obavy kromě strachu z katastrofických událostí jako je požár, záplava a krádež nutí firmy a veřejné instituce k digitalizaci dokumentů? Důležitým stimulem k příslušným implementacím bylo například nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), které vstoupilo v platnost v roce 2018. V posledním roce je však nejdůležitějším motivem pandemie a s ní spojená nutnost práce na dálku.
Právě pandemie přesvědčila i pochybovače, že s digitalizací dokumentů je potřeba začít. Společnosti v dnešní době potřebují používat dokumenty i na dálku, a tak urychlení rozhodnutí o digitalizaci a automatizaci práce s dokumenty považují za investici, která se jim brzy vrátí. Ruční vyhledání papírových dokumentů není na dálku možné je tak časově náročné, současně s sebou nese riziko mnoha procesních chyb. Podle odhadů může jedna osoba efektivně zpracovat pouze 200 faktur denně, technologie jsou na tom v tomto směru podstatně lépe.
Zavádění digitálních kanceláří nabírá na obrátkách, ale často je spojené s chaotickou koordinací potřebných aktivit. Podle průzkumu EY Digital Investment Indexu 79% podnikatelů přiznalo, že jejich digitalizační aktivity se už v počáteční fázi zastavily.
Spolehlivým řešením je outsourcing IT, zahrnující mnoho dalších aktivit než jen pronájem potřebného zařízení. Renomovaní dodavatelé nabízejí profesionální poradenství a odpovídají za instalaci zařízení, jeho servis a opravy. To vše je součást služby a předplatného. Zadavatel pak může veškerou energii věnovat svému podnikání a svěřit technologie svým externím partnerům. Fyzická nepřítomnost v kanceláři už pak nebrání v práci manažerům a odborníkům, kteří díky tomu mají přístup k potřebným smlouvám, fakturám a dalším dokumentům v online verzi.
Pokud váháte, zda dokumenty digitalizovat či ne, existuje řešení, se kterým přichází společnost Iron Mountain. Ta nabízí uložení dokumentů ve spisovně a v případě potřeby vám dokumenty na požádání naskenuje. Jedná se o službu IOD „Image On Demand“.
