Přemýšlíte nad tím, že všechny dokumenty v listinné podobě převedete do digitální? Digitalizace celých firem a úřadů je fenoménem dnešní doby, neboť šetří čas na administrativních úkonech zaměstnanců i skladování originálních dokumentů. Ale pozor, nedodržení zákonných postupů vás může přijít na vysoké pokuty.
Pokud plánujete převést listinné dokumenty vaší společnosti do digitální podoby, je potřeba si uvědomit, že pouhé oskenování není vhodné řešení. Dokumenty totiž automaticky nenabydou stejnou hodnotu jako jejich originály, neboť zákon o účetnictví v tomto případě trvá na dodržení podmínky pro ukládání dokumentů. Nejste-li později schopni k oskenovanému dokumentu doložit jeho originální verzi, dopouštíte se přestupku, ze kterého může vzejít pokuta až do výše 200 tisíc korun.
Teprve autorizovanou konverzí dokumentu získáte digitální verzi, která bude mít stejné právní účinky jako původní dokument. Autorizovanou konverzi si však sami nezajistíte ani s pomocí kvalitního skeneru, tyto placené služby vám poskytne pouze odborné pracoviště.
Autorizovanou konverzí je úplné převedení dokumentu z listinné podoby do digitální a ověření shody obsahu dokumentu s připojením ověřovací doložky. Tento postup platí také pro převedení dokumentu z datové zprávy do dokumentu v listinné podobě – i zde je nutné ověření shody obsahu obou dokumentů a připojení ověřovací doložky.
To v praxi znamená zajít s dokumenty na Českou poštu a vyhledat přepážku Czech POINTu, nebo se obrátit na notáře, který konverzi na vaši žádost provede. Cena jedné strany autorizované konverze se pohybuje kolem 30 Kč. Jednoduchou matematikou pravděpodobně dojdete k závěru, že nápad šetřit díky digitalizaci dokumentů čas a peníze, nebyl příliš realistický.
Zcela jistě v případě, kdy vám to přinese nějaký užitek. Díky digitalizaci můžete uspořit především čas. Mít například v digitální podobě klientské nebo dodavatelské smlouvy může celé společnosti výrazně zjednodušit práci. Můžete pak pohodlně pracovat odkudkoliv a také ušetřit čas hledáním dokumentů ve spisovně mezi regály.
Dokumenty často nemusíte rovnou autorizovaně konvertovat, ale oskenovat je s tím, že jejich tištěné originály uložíte na bezpečném místě a vyčkáte na skartační lhůtu. Po jejím uplynutí můžete s klidem na duši originální dokumenty bezpečně zlikvidovat.
Tip:
Pokud potřebujete účinný způsob, jak snadno své digitalizované dokumenty vyhledávat, pak v DMS jako je M-Files nemusíte hledat dokumenty ve složkách a pamatovat si, kam jste je uložili. Daný dokument jednoduše najdete podle názvu nebo metadat nezávisle na tom, kde přesně se nalézá. Zvýšíte tím výrazně svou efektivitu při práci s digitalizovanými dokumenty.
