Pracujete z domu? Zkomplikoval se vám přístup k denní poště? Potřebuje vaše firma digitalizovat interní procesy a zjednodušit práci s firemními dokumenty? Pak je nejvyšší čas přejít na digitální pracoviště a propojit tak vaše fyzické a elektronické dokumenty. Vaše podatelna může být nyní digitální.
Společnosti denně přijímají velké množství tištěné i elektronické korespondence jako jsou faktury, objednávky, smlouvy, formuláře a další dokumenty. Zaměstnanci pak stráví velké množství času tříděním pošty, následně jejím skenováním a distribucí těm správným lidem v organizaci. Proto tyto firmy hledají řešení, které jim pomůže efektivněji zpracovávat poštu, snížit riziko chybného založení pošty a přispět ke snížení provozních nákladů.
Digitální podatelna je soubor dílčích služeb, které zajistí nastartování digitalizace procesů a umožní rychlý a efektivní způsob zpracování přijatých dokumentů. Hlavním cílem služby je nejen zefektivnit a zautomatizovat klíčové pracovní postupy, ale současně centralizovat zpracování a uložení přijatých dokumentů v bezpečném prostředí mimo sídlo společnosti.
Tato služba je pro vás vhodná, pokud se potýkáte s nedostatkem pracovníků, kteří by dokumenty zpracovávali, nemáte vhodné technologie na digitalizaci a nevyplatí se vám je pořizovat či máte příliš vysoké náklady spojené s tiskem a kopírováním. Někdy také chybí ve firmě fyzické prostory na ukládání dokumentů. Jako častý problém pak bývají prodlevy ve zpracování při nárazovém zvýšení objemu přijatých dokumentů a/nebo při absenci členů zpracovatelského týmu (nemoc, dovolená apod.) nebo dochází ke generování chyb ve zpracování v souvislosti s přetížením členů týmu.
Fyzické dokumenty, které přichází do organizace všemi běžnými komunikačními kanály, se bezprostředně po vstupu evidují, roztřídí a digitalizují. Současně probíhá vytěžení klíčových indexů a tím pádem rozšíření popisných metadat podle požadavků zákazníka. Digitální dokumenty jsou centrálně uloženy a sdíleny agendovým aplikacím nebo předány do připravených WorkFlow. Papírové originály dokumentů se pak uloží dle skartačního řádu zákazníka v rámci fyzického archivu.
Digitalizovat je možné od nejmenších formátů ve velikosti vizitky až po velkoformátové technické výkresy. Oboustranné nebo jednostranné dokumenty, barevné i černobílé. Volné dokumenty nebo úřední dokumenty bez možnosti rozvázat dokument. Vše může mít ale dopad na cenu – je levnější digitalizovat dokumenty, které lze dát do zásobníku a oskenovat, než když se digitalizují knihy, u kterých musí asistovat specialista, který každou stránku pečlivě otočí.
Klíčové funkce a vlastnosti řešení digitální podatelny:
Máte zájem o to, aby i vaše podatelna byla digitální? Vyplňte formulář a my Vám poradíme, jak na to.
