Vyznat se v různých softwarových platformách a nástrojích pro podnikání může být obtížné. Rozhodnout se, která platforma je pro vaši firmu vhodná, může být časově náročnou výzvou… V tomto příspěvku se podíváme význam jednotlivých termínů a rozdíly mezi systémy pro správu dokumentů (DMS), systémy pro správu podnikového obsahu (ECM) a systémy pro řízení podnikových procesů (BPM). Zjistěte, proč jsou tyto platformy důležité a jak vám mohou pomoci rozvíjet vaše podnikání.
DMS – mějte pořádek v online dokumentech
Systémy pro správu dokumentů (Document Managemet System, neboli DMS) jsou navrženy tak, aby vám pomohly ukládat a spravovat všechny vaše digitální dokumenty na jednom místě. Systém DMS vám umožňuje snadno vyhledávat, sdílet a upravovat dokumenty odkudkoli, kde je připojení k internetu. Některé platformy DMS nabízejí také další užitečné funkce, jako je například řízení verzí a automatizace pracovních postupů, které týmům usnadňují spolupráci na projektech v rámci firmy, ale i mimo ní.
Pro správu velkého množství obsahu oceníte ECM
Systém pro správu podnikových informací (ECM) je rozšířením konceptu DMS a zahrnuje správu celého životního cyklu dokumentů, od jejich vytvoření až po archivaci a likvidaci. ECM také zahrnuje další aspekty správy informací v podniku, jako jsou řízení digitálních toků informací, řízení záznamů, řízení pracovních postupů a řízení elektronických formulářů. ECM je užitečné zejména pro větší organizace, které mají více týmů pracujících na různých projektech současně.
Systémy pro správu podnikového obsahu umožňují uživatelům vytvářet prohledávatelné databáze digitálního obsahu, jako jsou dokumenty, obrázky, videa, zvukové soubory a další typy médií. Cílem ECM je zlepšit efektivitu správy znalostí v organizaci tím, že týmům usnadní rychlý přístup k potřebným informacím. ECM je užitečné zejména pro větší organizace, které mají více týmů pracujících na různých projektech současně.
Řiďte procesy s BPM
Řízení podnikových procesů (BPM) je založeno na procesním přístupu k řízení podniku. BPM se zaměřuje na řízení a optimalizaci procesů v podniku s cílem zlepšit efektivitu. BPM poskytuje nástroje pro automatizaci firemních procesů, sledování jejich výkonnosti a řízení změn. BPM může také poskytnout cenné informace o výkonnosti procesů, takže podniky mohou identifikovat oblasti, kde je třeba zlepšit efektivitu nebo účinnost. BPM umožňuje podnikům snadno sledovat výkonnost zaměstnanců a monitorovat celkovou úroveň produktivity.
Závěr: Moderní platformy vnesou do podnikání řád
Pokud jde o správu digitálních informací, je pro úspěch nezbytné mít k dispozici správnou platformu. Systémy pro správu dokumentů (DMS), správu podnikového obsahu (ECM) a řízení podnikových procesů (BPM) jsou výkonné nástroje, které podnikům umožňují lépe organizovat digitální informace a zároveň zajišťují přesnost a efektivitu jejich činnosti. Výběr správné platformy bude záviset na vašich konkrétních potřebách – ale bez ohledu na to, kterou z nich si vyberete, vám tyto platformy v konečném důsledku pomohou dlouhodobě rozvíjet vaše podnikání!
Pokud si ohledně správy firemních dokumentů a jejich digitalizace chcete nechat poradit, obraťte se na profesionály.
