Proč by se měly firmy zbavit papírových dokumentů a zabývat se digitální transformací? Přemysl Nikrmajer, Commercial Director společnosti Iron Mountain říká, že hlavní motivací je otázka, jak dosáhnout „paperless office“ tak, aby mohli lidé pracovat odkudkoli.
Práce v podobě home office stále přetrvává, a proto je třeba zajistit, aby fungovala v co největší míře v digitálním prostředí. Jak tedy udělat z papírové kanceláře moderní a digitální?
Z hlediska legislativy musí mít firmy některé dokumenty uskladněné v papírové formě. Jak dlouho je třeba dokumenty uchovávat si můžete přečíst v článku Jak dlouho archivovat firemní dokumenty. Firmy, ale regály s šanony zcela ruší nebo tyto prostory využijí jinak a dokumenty raději přesouvají do externích archivů. Výhodou externích spisoven je, že firma může o své papíry kdykoli požádat. Potřebný dokument se vyhledá, oskenuje a pošle v případě nutnosti i za pár hodin může být u vás.
Firma by měla vytvářet dokumenty již v elektronické podobě, zároveň se však stále musí vypořádat s těmi papírovými. Tuto otázku společnost řeší tak, že dokumenty, ke kterým často přistupuje zdigitalizuje. Zbytek zůstává fyzicky v archivu. Ideální je, pokud digitalizace proběhne najednou, ale dá se rozdělit i na jednotlivá oddělení.
Pro její dosažení je návaznost jednotlivých kroků klíčová. Realizaci výrazně zjednoduší, pokud jeden dodavatel zastřeší většinu kroků. Je snazší mít tak celý proces pod kontrolou.
Papírové dokumenty si firma nevytváří jen sama. Velká část těchto dokumentů přichází denně z různých externích zdrojů. Problém vyřeší inteligentní systém digitální podatelny. Cokoli, co přijde poštou, se oskenuje, uloží a archivuje. Následně lze v poště a jejím obsahu vyhledávat podle klíčových slov.
Aby firma neprodukovala další papírové dokumenty, je vhodné mít správný software, ve kterém bude vytvářet nové dokumenty. Dají se schvalovat, vyhledávat a jsou dostupné každému, přičemž je možné kontrolovat jednotlivé přístupy osob. Zároveň se mohou do softwaru importovat staré dokumenty, aby byly na jednom místě. Firma umí také podepisovat dokumenty elektronickou formou.
Velká většina smluv se dnes dá podepisovat přes jednoduchý elektronický podpis ve formátu PDF.
Data mají pro firmu velkou hodnotu. Pro úspěšné a správné byznys rozhodnutí může firma využít pomoci umělé inteligence. Nejvyšší přidanou hodnotou umí být umělá inteligence při analýze dat v nestrukturované formě. Jde například o smlouvy, které ve firmě vznikaly desítky let, jejich forma se měnila a obsahují řadu dodatků a nestandardních ustanovení. Analyzovat data z takových smluv je doslova nadlidský úkol, který dokáže umělá inteligence vyřešit s lehkostí.
Tento článek byl ve slovenském znění vytvořený týmem Forbes BRANDlab pro PRestige.
Pokud vás zaujala představa o paperless kanceláři a nevíte si s tím úplně rady, domluvte si konzultaci s experty na digitální transformaci ze společnosti Iron Mountain, kteří vám poradí jak na to.
